> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://wimz-studio.gitbook.io/glow-desk.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://wimz-studio.gitbook.io/glow-desk.com/agenda-reservations.md). # L'Agenda & la Planification L'agenda est le cœur battant de votre espace admin GlowDesk. Il vous permet de centraliser vos rendez-vous physiques, téléphoniques et en ligne dans un calendrier interactif et mis à jour en temps réel. *** ## Vue d'ensemble de l'agenda Le calendrier de GlowDesk propose une interface fluide et visuelle pour piloter les journées de votre salon. ### Les différents modes d'affichage En haut à droite du calendrier, vous pouvez basculer entre trois vues principales : * **Vue Jour** : Idéale pour suivre précisément le planning minute par minute de chaque collaborateur côte à côte. * **Vue Semaine** : Offre une perspective globale sur la charge de travail hebdomadaire et les disponibilités restantes. * **Vue Mois** : Utile pour avoir une vue macro des rendez-vous à moyen terme. ### Code couleur des collaborateurs Chaque rendez-vous affiché prend la couleur associée au collaborateur qui l'effectue. Cela permet de savoir en un coup d'œil qui prend en charge quel client. *** ## Gérer les rendez-vous ### Créer un rendez-vous manuellement Pour ajouter un rendez-vous pris par téléphone ou sur place : 1. Cliquez sur un créneau libre dans le calendrier, ou cliquez sur le bouton **Nouveau RDV** en haut de l'écran. 2. Recherchez un client existant (par nom, prénom ou téléphone) ou cliquez sur **Ajouter un client** pour en créer un nouveau à la volée. 3. Sélectionnez le ou les services souhaités. La durée globale et le tarif total s'ajustent automatiquement. 4. Choisissez le collaborateur affecté et ajustez l'heure de début si nécessaire. 5. Ajoutez une note interne (ex: *Préférence boisson*, *Alerte allergie*, *Technique spécifique*) si besoin. 6. Cliquez sur **Enregistrer**. Le rendez-vous s'affiche immédiatement. ### Modifier ou déplacer un rendez-vous (Glisser-Déposer) * **Par glisser-déposer** : Vous pouvez modifier l'heure de début ou affecter le rendez-vous à un autre collaborateur en maintenant le clic sur le bloc du rendez-vous et en le déplaçant vers un autre créneau ou une autre colonne de collaborateur. * **Modification détaillée** : Double-cliquez sur le rendez-vous pour ouvrir son panneau de détails, modifier les prestations, ajuster les notes ou appliquer un changement de statut. ### Cycle de vie d'un rendez-vous (Les statuts) Chaque rendez-vous possède un statut représenté visuellement : * **Confirmé** : Le rendez-vous est planifié et validé. * **En attente** : Le client a fait une demande en ligne qui nécessite votre validation. * **Complété** : La prestation est terminée. Un e-mail ou SMS de remerciement et une demande d'avis sont automatiquement envoyés. * **Annulé** : Le créneau est libéré. * **Non présenté (No-show)** : Le client ne s'est pas présenté. Cela est consigné dans sa fiche client pour le suivi de sa fiabilité. *** ## Rendez-vous à domicile GlowDesk propose des outils spécifiquement conçus pour les professionnels qui se déplacent chez leurs clients (activité 100% à domicile) ou les activités mixtes (salon + domicile). ### Adresse & Informations d'accès client Lors de la réservation en ligne, le client saisit son adresse complète. Ces coordonnées sont associées au rendez-vous. Pour simplifier votre arrivée sur place, vous retrouvez directement sur chaque fiche de rendez-vous (notamment sur mobile) : * **L'adresse géocodée** de la cliente. * **Le code d'accès / digicode** et l'interphone. * **Les consignes de stationnement** (ex: *parking souterrain*, *place de livraison devant le portail*). Ces informations peuvent être renseignées par la cliente à la réservation ou complétées manuellement par l'administrateur depuis la fiche client dans le CRM. ### Rayon d'action et Frais de déplacement automatiques GlowDesk intègre un moteur de calcul d'itinéraire (OpenStreetMap/OSRM) qui calcule la distance routière réelle entre l'adresse de votre salon (ou votre domicile) et celle de la cliente : * **Distance maximale (Rayon d'action)** : Vous pouvez définir une distance maximale d'intervention (ex. 30 km). Si une cliente se situe au-delà, elle reçoit un avertissement mais peut réserver, et le rendez-vous est marqué d'un drapeau "Hors rayon" pour votre validation manuelle. * **Calcul automatique des frais** : Vous pouvez configurer une franchise de distance gratuite (ex. les 5 premiers km gratuits) puis un tarif par kilomètre supplémentaire (ex. 1,00 €/km). Les frais de déplacement calculés sont automatiquement ajoutés au prix total du rendez-vous à la réservation. ### Sectorisation journalière (Zoning) Pour éviter de multiplier les kilomètres inutiles, vous pouvez planifier vos tournées géographiquement grâce à la **sectorisation journalière** : * Vous définissez pour chaque jour de la semaine les communes ou codes postaux dans lesquels vous acceptez de vous déplacer (ex. Paris le mardi, Versailles le jeudi). * Lors de la réservation en ligne, le système vérifie le jour choisi et l'adresse de la cliente. Si celle-ci réserve un jour non autorisé pour son secteur, le rendez-vous est marqué d'un avertissement "Hors zone" afin que vous puissiez le valider ou lui proposer un autre jour. ### Montant minimum de commande Pour garantir la rentabilité de chaque déplacement, vous pouvez exiger un montant minimum de prestations (ex. 30 €). La cliente ne pourra pas finaliser sa réservation en ligne si le panier de services sélectionnés est inférieur à ce seuil. *** ## Gestion des demandes en attente Si vous avez configuré votre module de réservation pour nécessiter une validation manuelle des créneaux pris en ligne : 1. Les nouvelles demandes apparaissent sous forme d'alertes en haut du tableau de bord et clignotent sur le calendrier avec une bordure pointillée. 2. Ouvrez la demande pour visualiser les détails : client, prestations choisies, date et collaborateur demandé. 3. Cliquez sur **Accepter** (le rendez-vous passe en "Confirmé" et le client reçoit immédiatement une confirmation par e-mail/SMS) ou sur **Refuser** (le créneau se libère et le client est averti par e-mail de l'annulation). ## Synchronisation avec vos calendriers externes (Google Calendar, iCal) Pour suivre votre planning depuis vos outils personnels sans ouvrir votre tableau de bord, vous pouvez synchroniser votre agenda GlowDesk avec vos calendriers externes (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, etc.). ### Comment configurer la synchronisation : 1. Allez dans **Agenda** ou dans **Mon compte** > **Synchronisation calendrier**. 2. GlowDesk vous propose un lien unique d'abonnement au format iCal (se terminant par `.ics`). 3. Copiez ce lien unique. 4. Dans votre application de calendrier externe (ex: Google Agenda) : * Ajoutez un calendrier **"À partir de l'URL"** (ou "S'abonner au calendrier"). * Collez le lien de synchronisation fourni par GlowDesk. 5. Votre calendrier externe affichera désormais vos rendez-vous GlowDesk (actualisés régulièrement et automatiquement). *💡 **Sécurité & Confidentialité** : Le flux iCal n'exporte pas les informations hautement confidentielles des clients (seuls les prénoms, initiales de nom et prestations sont inclus). Vous pouvez révoquer ou régénérer votre lien unique à tout moment pour bloquer les anciens accès.* --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://wimz-studio.gitbook.io/glow-desk.com/agenda-reservations.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.